第一章 总 则
第一条 为深入贯彻落实中央八项规定和省、市委有关规定精神，规范会议的组织和管理，提高会议的质量和效率，切实精简会议，改进会风，结合学校实际，特制定本办法。
第二条 本办法适用于以学校名义举办和承办的各类会议。主要包括：工作例会（如党委会、校长办公会、年度工作务虚会等）、各类代表会议（如党代会、教代会、工代会、团代会、学代会等）、年度性会议（如教学工作会议、科研工作会议、开学典礼、毕业典礼、运动会等）、专项工作会议（如部署会、协调会、座谈会等）、纪念（庆祝、表彰）性会议、学术会议、接待会议等。
第三条 学校办公室是学校会议的归口管理部门，负责会议的审批、指导、统筹、协调等工作，协助会议主办部门做好会场安排和有关服务保障工作。
第二章 办会原则
第四条 举办各类会议应遵循以下原则：
（一）高效。注重会议实效，召开会议要主题鲜明、调研充分、内容充实，有明确、务实的预期效果，倡导开短会、讲短话。
（二）精简。在保证实效基础上，精简会议数量、压缩会议时间、减少会议人员。能以公文信息化系统或现代通讯方式部署工作的，不再召开会议。时间相近、参会人员相同或交叉的多个会议应合并或套开。从严控制会议规模、规格，可由副职参加的会议不安排正职参加，可由部门负责人召集的会议不请校领导出席，可由分管校领导召集的会议一般不邀请学校主要领导出席。
（三）节约。办会要厉行节约。严格会议预算管理，严禁列支与会议无关的任何费用。会场一律不摆放花草、不提供水果，一般不制作背景板。减少印发会议材料。严格控制评比表彰活动，从简发放奖品。会议地点一般安排在校内，严禁到风景名胜区召开会议。不安排与会议无关的参观、考察等活动。
（四）规范。强化会议计划，凡需校领导出席的会议，主办部门应提前三天向学校办公室申请列入学校下周工作计划。未列入周会议计划的，原则上不予安排。专门会议按照“谁分管、谁出席”的原则确定出席领导和与会人员。
第三章 会议审批
第五条 学校组织的全校性各类代表性会议、年度性重要会议（教学工作会议、科研工作会议、开学典礼、毕业典礼、运动会等）、全校干部大会和重大活动，由承办单位报请分管校领导同意、主要领导审批后方可召开。
第六条 专项工作会议或职能部门召集的涉及全校范围的部署性会议、纪念（庆祝、表彰）性会议、学术会议、接待会议，由承办单位提前报分管校领导审批。
第七条 由职能部门或教学科研单位举办或承办的学术会议，应先报科研处审批备案，属于哲学、社会科学类的报告、讲座、论坛要先报宣传部审批备案。
第八条 有关涉外会议应先报办公室备案，再报分管外事工作的校领导审批，并向学校党政主要领导报告。
第九条 各部门、各单位组织召开的会议，除邀请分管或联系本部门、单位的校领导出席外，需要邀请其他校领导出席的，须提前向其他校领导汇报。
第四章 会议组织
第十条 会议的组织主要包括会议方案拟订、会议筹备、会议实施、会后处理四个阶段的工作。
第十一条 学校党委会、校长办公会、务虚会等及其他经校主要领导明确办公室牵头的重要会议、重大活动，由学校办公室负责牵头组织协调，有关单位协助配合。
第十二条 根据会议性质和部门工作职责，主管部门为会议的主办部门，负责牵头做好会议筹备和组织工作；根据会议需要，相关职能部门为会议的协办部门，负责协助做好会议筹备和组织工作。
（一）主办部门负责做好会议筹备的组织协调、文字材料（议程、主持词、讲话稿等）起草、会场布置、座次安排等工作，落实会议召开时间、地点和参会范围，提前邀请与会领导和嘉宾，及时通知各参会人员。通知情况要做好记录以备查。
（二）协办部门的工作主要有：
1.学校办公室协助做好会议议程的审定、校领导讲话稿的审核、主席台就坐人员名单及座次安排、校领导出席会议协调安排等。
2.宣传部按照学校新闻宣传管理规定做好会议的新闻报道工作，协助主办部门做好会场及周边的氛围营造。
3.安全保卫处负责做好会场内外的安全保卫工作。
4.后勤服务中心负责做好会议用电等保障工作。
5.信息技术中心负责协助做好电视电话会议同步视频、会议室多媒体设备的调试和使用等工作。
第十三条 会议主办部门应安排专人做好会议记录，必要时要整理形成会议纪要。全校性重要会议、各类代表会议、高规格的学术性会议、接待上级领导和重要专家的座谈会等，主办部门要视需要安排专人，形成文字、音频、影像等会议资料，并及时将全套会议材料整理后送学校档案馆归档。
第五章 会议纪律
第十四条 各类会议主办部门要精心组织，压实责任，强化时限要求，切实加强对会议通知收发、会议报名、会场组织、会议设备保障等环节的管理，防止出现纰漏和差错。
第十五条 各参会单位要严格按照会议通知要求上报参会人员名单。请假需按规定履行手续，还须向会议召集人或会议主办部门负责人请假，代会需先经过批准。会议主办部门负责会议考勤情况并纳入年度考核内容。
第十六条 参会人员一般要提前10分钟到会签到，按照指定区域就座。会议期间，保持良好的精神状态，集中精力开好会议。要自觉维护会场秩序，关闭通讯工具或调至静音状态，不得在会场随意走动或长时间滞留会场外，不做与会议无关的事情。
第十七条 参会人员对会议中应予保密的事项或不宜公开的事项、会议的不同意见等须严格遵守保密规定，任何个人未经允许，不得擅自对外公开。要妥善保管会议文件材料，需要退回的要及时退回。
第六章 附则
第十八条 各部门举办的工作会议可参照本办法执行。
第十九条 本办法自公布之日起实施。
第二十条 本办法由校办公室负责解释。
